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相见恨晚的PPT制作小技巧

很多人觉得:我用PPT20年了,还用学吗? 然而问题的关键不在于用多久,而在于有没有用对。 其实,很多人都在长年累月地用错误的方法使用PPT。 接下来要讲的高手技巧和操作习惯,能让你在做PPT时少走弯路。

1、界面布局设置

PPT的操作命令数以千计,真正实用的功能大概只占20%左右,并且有的命令藏得比较深,需要操作好几步才能找到。

所以我们首先要做的就是对操作界面进行合理的布局,将最常用的功能区调取出来,主要就是窗格和工具栏的设置。

1.工作窗格调取

●格式窗格

PPT中对象格式调整的快捷窗格,比如,我们右键任意形状对象,执行“设置形状格式”命令,就可以调出格式窗格。通过格式窗格我们可以非常快速对对象进行格式的设置,比如形状填充、阴影设置等等。

● 选择窗格

类似于PS中的图层概念,PPT中的对象选择工具,主要有三个用途:

▲快速选中对象,支持图层名称重命名,快速定位对象。

▲调整对象图层顺序,通过在选择窗格内拖动即可快速调整图层的顺序。

▲隐藏部分对象,方便编辑其他对象。

快捷键【Alt+F10】

2.快速访问工具栏

把个人经常用到的工具集成在快速访问工具栏上,实现快速调取,本来要操作三步才能调取的命令,一步就能搞定。添加的方式也非常简单,只需在你想要添加的命令上 右键,点击“添加到快速访问工具栏即可”

3.个性化界面颜色

很多人会有疑问,为什么我的操作界面是深灰色的,好酷的感觉。

其实PPT默认四种界面主题,彩色、深灰色、白色以及黑色,在“文件—选项—常规”里面就可以找到office主题的设置选项,按照自己的喜好选择一下即可。

2、全局功能设置

很多人PPT做的慢,往往陷进某个效果不断重复制作的误区,殊不知很多操作我们只需要做一次即可,其实就是全局功能设置没有做好。

1.更换空白版式

幻灯片默认的首页版式往往是带有占位符的,相信很多人的习惯是先把占位符删掉然后在空白页上开始制作PPT,但是当我们再新建一页的时候,占位符又出现了.

所以我们需要将首页的版式换成空白的版式,右键导航页面,直接更换版式即可,这时候我们再新建一页的时候就是空白页面了。

2.参考线设置边距

一般在给PPT填充内容的时候,画布的四周会留出一些空白区域,参考线的引入可以帮助我们更直观的限定内容摆放的区域,设置一次,即可贯穿整套PPT。

快捷键【Alt+F9】

3.设置默认格式

为保证PPT的统一性,往往同一类对象的格式我们是要沿用下去的,我们可以通过格式刷快速复制对象的格式,但其实可以更快。

只需将做好格式的对象设置为当前幻灯片默认对象即可,比如我将某个形状设置为默认形状,那么之后插入的所有形状的初始格式都是我们刚才做好的格式,形状如此,文本也是一样,同样可以设置默认文本框。

4.自建固定色卡

我们找来了一套非常好的配色方案,利用取色器可以非常方便地把颜色吸到我们的PPT中,但是每页的颜色都要调整,工作量也是相当惊人的。

我们可以把色卡做好然后扔进母版里,这样每页上都会有固定的配色供我们吸取,不用每次都要拷贝一份那么复杂。

3、高频操作功能

1.缩放画面

在正常视图下,要对画面上比较小的元素进行调整是比较困难的,所以我们经常会需要缩放编辑区域的画面,来对特定对象进行精细调整,方法也简单,只需拖动底部的视图拉杆就可以定义调整。

快捷键【ctrl+鼠标滚轮】

2.快速对齐

对齐是高大上的终极秘诀,要做好排版,第一步就是务必要做好元素间的对齐,这可能需要大家有点强迫症。

很多小伙伴也表示,我知道要对齐,但是元素太多,一个个对齐太麻烦了。其实是你不知道快速对齐的方法,PPT内置了快速对齐工具,可以很快速的完成多个对象的对齐和排列。

在格式-对齐这里就能看到我们所有的对齐命令,有左对齐、居中对齐、右对齐、顶端对齐、底端对齐等。

3.合并形状

就是我们常说的形状的布尔运算,任意选中两个形状,就可以在格式菜单里里找到这五组命令。

联合,将两图形合并为一个新图形。

拆分,将两图形沿边界分割为若干新图形。

相交,将两图形相交处保留,去除其他部分。

组合,将两图形合并为一个新图形去除相交部分。

剪除,从第一个选中的图形中去除第二个选中的图形与其的相交部分

通过这五组命令,我们可以对多个形状进行多次合并,快速去完成一些复杂的效果,比如,

● 绘制一个图标

通过对形状的连续合并形状操作,我们可以轻松绘制出一个图标;

● 制作纹理文字

利用图片和文字的相交,我们可以实现给文字添加任何的纹理,只要你能找到对应的纹理图片;

● 统一图片大小

当我们需要处理多张图片的时候,往往先要统一图片的大小,逐一调整可能不是最明智的选择。我们可以给图片加上一样的形状框,然后执行相交的命令,就可以批量搞定图片的大小统一。

以上所有功能都基于office 2013及以上版本,低版本部分功能缺失,所以还在用office 2013以下版本的同学,第一步可能需要先把软件版本升级一下。

未来商业社会,时间就是货币,要用正确的方法做正确的事,才能为自己赢得时间。

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